MANAJEMEN PERSEDIAAN DALAM PROSES E-PROCUREMENT

Salah satu masalah penting yang dihadapi oleh perusahaan manufaktur, perusahaan dagang, dan lain - lain adalah masalah tentang manajemen persediaan. Persediaan yang terlalu besar atau terlalu kecil dapat menimbulkan ketidakseimbangan keuntungan. Manajemen persediaan yang efektif dapat memberikan sumbangan kepada keuntungan perusahaan. Jumlah barang yang harus diproduksi, berapa barang yang sudah dipesan, jenis persediaan barang apa yang harus lebih diperhatikan, adalah tanggungjawab seorang manajer persediaan yang mengawasinya. Tugas manajer persediaan adalah menyediakan persediaan yang diperlukan untuk menjamin kelangsungan operasi perusahaan pada tingkat biaya minimal.

Dalam suatu kegiatan perusahaan, manajemen persediaan berkaitan dengan proses e-procurement. E-procurement adalah salah satu pengembangan e-commerce yang mulai berkembang pada akhir abad-20 ini dan tanpa ragu lagi akan terus berkembang dengan pesat pada permulaan abad-21 ini. E-procurement sebenarnya merupakan kegiatan penyelenggaraan untuk pembelian barang atau jasa melalui media elektronik (informasi dan komunikasi) yang berbasis teknologi informasi dan telekomunikasi (internet), seperti Electronic Data Interchange (EDI) dan Enterprise Resource Planning (ERP). Pembelian barang atau jasa disini mempunyai pengertian adanya transaksi antara buyers dan sellers, sehingga diperlukan adanya beberapa transaksi data yaitu adanya identitas, kesepakatan, pertukaran dokumen, dan validasi sehingga tersedia informasi penting untuk analisa strategi yang menguntungkan.
Beberapa keuntungan pada umumnya yang dialami oleh perusahaan yang telah menggunakan metode pembelian secara elektronik (e-Procurement) adalah :

1. Pengurangan harga pembelian barang (5%-20%)

• Lebih banyak sumber pasokan yang dapat diakses.
• Pemasok baru lebih gampang diperoleh.
• Dengan demikian, mendapatkan harga yang lebih kompetitif.
• Meluaskan jangkauan geografis.

2. Pengurangan waktu proses pembelian (25%-30%)

• Mempercepat mencari sumber pembelian.
• Mempercepat waktu permintaan penawaran.
• Mempercepat waktu pengiriman penawaran.
• Mempercepat waktu evaluasi penawaran.
• Mempercepat waktu pengeluaran pesanan.
• Mempercepat waktu penindak lanjutan.
• Mempermudah pelacakan pesanan.

3. Pengurangan waktu proses penagihan dan pembayaran.

• Akibatnya adalah berpotensi mendapatkan tambahan potongan harga.
• Mengurangi kesalahan atau ketidak cocokan antara surat pesanan, dokumen penerimaan dan tagihan.

4. Pengurangan biaya administrasi.

• Mengurangi/menghilangkan pekerjaan manual dan pekerjaan kertas.
• Meningkatkan produktivitas pembeli.

5. Peningkatan kemampuan untuk menciptakan/mengelola basis pasokan secara optimal.

• Memperbaiki data pasar.
• Memperkecil pengaruh pemuncakan kebutuhan.





6. Memperlancar komunikasi pembeli-penjual.

• Lebih cepat dan akurat.
• Persoalan yang mungkin timbul dapat cepat dideteksi dan diatasi.

7. Menunjang pelaksanaan pembelian tepat waktu (just-in-time purchasing)

• Komunikasi kebutuhan harian.
• Komunikasi pengiriman harian.
• Meminimalkan persediaan.

8. Menunjang pelaksanaan manajemen rantai pasokan (supply chain management)

• Komunikasi informasi antar mata rantai secara transparan, waktu nyata.
• Komunikasi pengapalan, tagihan, pembayaran secara sinkron dan otomatis.

9. Menunjang pelaksanaan kemitraan pembeli-penjual.

• Menunjang komunikasi yang rutin, cepat, akurat.
• Menunjang transparansi antara mitra

Oleh karena e-Procurement dapat memperkecil biaya melalui berbagai cara misalnya harga pembelian, biaya administrasi, biaya penyimpanan dan biaya lainnya, maka e-Procurement mampu meningkatkan ROI perusahaan. Dengan keuntungan-keuntungan yang diperoleh dari e-Procurement, maka cara perhitungan usaha yang biasanya dilakukan perusahaan yaitu dengan ROE (return on equity) dan ROI (return on investment), akan mampu ditingkatkan secara signifikan. Pengurangan biaya langsung diperoleh dari harga pembelian barang atau jasa dan dari biaya proses pembelian. Sedangkan pengurangan biaya tidak langsung diperoleh dari percepatan dalam proses pembelian dan dari pengurangan persediaan barang.


Dengan demikian, sebagai kesimpulan dapat dikatakan bahwa e-Procurement memberikan keuntungan berikut ini.

1. e-Procurement menawarkan kesempatan seluas-luasnya untuk perbaikan dalam biaya dan produktivitas,

2. e-Procurement adalah salah satu cara yang paling efektif untuk menyempurnakan manajemen dalam proses langsung, maupun tidak langsung dalam pencarian sumber pembelian,

3. Strategi e-Procurement yang efektif akan merupakan kunci keberhasilan dalam meningkatkan daya saing di waktu yang akan datang.

Kesimpulannya dalam proses e-procurement yang efektif bila diimbangi dengan manajemen persediaan yang baik maka keuntungan perusahaan akan meningkat. Hal itu disebabkan karena akuratnya perhitungan persediaan barang pada perusahaan tersebut dan barang dapat terjual lebih cepat dan efisien.



REFERENSI :
http://reagansatyawira.blogspot.com/2008/12/e-procurement-meningkatkan.html
http://resum.wordpress.com/2010/12/24/manajemen-persediaan-2/

Posted in: Softskill, Tulisan